Zásady ochrany osobných údajov

1. O tomto dokumente

Tieto zásady vysvetľujú, ako aplikácia Valorix spracúva osobné údaje pri registrácii používateľov, tvorbe znaleckých posudkov vozidiel, nahrávaní dokumentov a používaní súvisiacich funkcií.

2. Prevádzkovateľ

Prevádzkovateľ osobných údajov:

PRO C servis s.r.o.
Staré Grunty 3275/234, 841 04 Bratislava, Slovenská republika
IČO: 35 733 098
Kontakt pre otázky ochrany osobných údajov: info@valorix.sk

2A. Postavenie pri spracúvaní údajov

Pri osobných údajoch spracúvaných na účely registrácie, správy používateľského účtu, autentifikácie, bezpečnosti služby, technickej podpory a plnenia našich právnych povinností vystupuje spoločnosť PRO C servis s.r.o. ako prevádzkovateľ.

Pri osobných údajoch, ktoré používateľ vloží do obsahu znaleckých posudkov, príloh, nahraných dokumentov a vygenerovaných výstupov, vystupuje spoločnosť PRO C servis s.r.o. spravidla ako sprostredkovateľ a tieto údaje spracúva v mene používateľa, ktorý určuje účel a obsah spracúvania. V takom prípade sa spracúvanie riadi aj Zmluvou o spracúvaní osobných údajov (DPA), ktorá tvorí súčasť zmluvného rámca medzi používateľom a Prevádzkovateľom.

3. Aké údaje spracúvame

Údaje o účte: e-mail, zašifrované heslo, potvrdenie účtu, tokeny pre obnovu hesla, údaje o prihláseniach, IP adresy a voliteľne identifikátory Google OAuth.
Profesijné údaje používateľa: meno, telefónne číslo, adresa, odbor a pododbor expertízy, registračné číslo znalca a preddefinované poznámky.
Údaje v posudkoch: čísla spisov, žiadateľ, údaje o vlastníkovi vozidla, VIN, ŠPZ, technické a cenové údaje o vozidle, poznámky, porovnateľné vozidlá a ďalšie údaje vložené používateľom.
Súbory a prílohy: fotografie, nahrané PDF, obrázky odvodené z PDF a vygenerované DOCX výstupy.
Prevádzkové údaje: technické logy, údaje o chybách a diagnostické údaje potrebné na bezpečnosť, stabilitu a audit prevádzky.

3A. Pozvánky pre znalcov (oslovovanie nových používateľov)

Vybraných znalcov v odbore Cestná doprava oslovujeme e-mailovou pozvánkou do aplikácie Valorix. Kontaktné údaje (e-mailovú adresu a priezvisko na účely oslovenia) získavame z verejného registra znalcov Ministerstva spravodlivosti SR.

Právnym základom tohto spracúvania je oprávnený záujem Prevádzkovateľa osloviť odbornú verejnosť, ktorej je aplikácia určená, s ponukou jej používania. Proti tomuto spracúvaniu môžete kedykoľvek namietať — stačí odpovedať na pozvánkový e-mail alebo napísať na info@valorix.sk so žiadosťou o odhlásenie; ďalšie pozvánky vám už nebudú zasielané.

Údaje pozvánky (e-mailová adresa, priezvisko a oslovenie) uchovávame počas platnosti pozvánky. Pri aktivácii účtu priezvisko a oslovenie vymažeme a e-mailová adresa sa ďalej spracúva už len ako údaj účtu. Pri zrušení pozvánky vymažeme celý záznam pozvánky vrátane e-mailovej adresy. Neprijaté pozvánky po uplynutí ich platnosti rušíme v rámci pravidelnej správy pozvánok a ich údaje tým vymažeme.

4. Na aké účely údaje používame

zriadenie a správu používateľského účtu, autentifikáciu a bezpečnosť prístupu,
spracovanie podkladov k znaleckému posudku a vytvorenie výstupných dokumentov,
ukladanie a správu príloh, fotografií a súvisiacich dokumentov,
odosielanie systémových e-mailov, ako je potvrdenie účtu alebo obnova hesla,
automatické vyťaženie údajov z technických preukazov, ak používateľ použije OCR/AI funkcie,
monitorovanie chýb, ochranu pred zneužitím a prevádzkovú diagnostiku.

5. Právne základy spracúvania

Osobné údaje spracúvame na základe nasledujúcich právnych základov:

Plnenie zmluvy alebo vykonanie opatrení pred uzatvorením zmluvy – najmä na účely registrácie používateľa, vytvorenia a správy účtu, prihlásenia, obnovy hesla a poskytovania funkcií služby vrátane generovania výstupných dokumentov.
Oprávnený záujem Prevádzkovateľa – najmä na účely zabezpečenia ochrany služby, prevencie zneužitia, vedenia technických logov, monitorovania chýb, zabezpečenia stability a obrany právnych nárokov.
Plnenie zákonných povinností – ak je spracúvanie nevyhnutné na splnenie povinností podľa všeobecne záväzných právnych predpisov.

Pri spracúvaní údajov vložených používateľom do obsahu posudkov vystupujeme spravidla ako sprostredkovateľ a právny základ spracúvania určuje používateľ ako prevádzkovateľ.

6. Komu môžu byť údaje sprístupnené

Osobné údaje môžu byť sprístupnené poskytovateľom technických a podporných služieb (sprostredkovateľom), ktorí zabezpečujú prevádzku aplikácie, najmä v oblasti hostingu, ukladania súborov, odosielania e-mailov, monitorovania chýb, autentifikácie a spracovania dokumentov pomocou OCR/AI funkcií.

Fly.io (Tigris) – Objektové úložisko súborov a exportov (USA)
Anthropic – AI extrakcia dát z dokumentov (USA)
Google LLC (Vision API, OAuth) – OCR rozpoznávanie textu z dokumentov a prihlasovanie používateľov (USA)
Brevo – Odosielanie systémových e-mailov (EÚ (Francúzsko))
Sentry – Diagnostika chýb a stability systému (USA)

V rozsahu, v akom do Služby nahrávate osobné údaje tretích osôb v rámci svojej profesionálnej činnosti, vystupujete spravidla ako prevádzkovateľ a Prevádzkovateľ Služby ako sprostredkovateľ; podrobnosti upravuje Zmluva o spracúvaní osobných údajov.

Ak dochádza k prenosu osobných údajov mimo EHP, takýto prenos sa uskutoční len pri použití primeraného mechanizmu podľa kapitoly V GDPR, najmä na základe Štandardných zmluvných doložiek (SCC) alebo, ak je príjemca certifikovaný, v rámci EU-U.S. Data Privacy Framework.

7. Doba uchovávania

Údaje o účte a ďalšie údaje, ktoré spracúvame ako prevádzkovateľ na účely prevádzky služby, bezpečnosti, plnenia právnych povinností a ochrany právnych nárokov, uchovávame počas trvania účtu a následne po dobu nevyhnutnú na tieto účely.
Pri deaktivácii účtu používateľom alebo administrátorom účet zablokujeme, skryjeme súvisiace posudky a naplánujeme vymazanie alebo anonymizáciu živých údajov účtu a posudkov po 7 dňoch. Počas tejto lehoty je obnova účtu možná prostredníctvom podpory a e-mailová adresa účtu zostáva rezervovaná.
Údaje v posudkoch, prílohách, nahraných dokumentoch a generovaných výstupoch, ktoré spracúvame v mene používateľa ako sprostredkovateľ, uchovávame počas trvania účtu. Ak deaktivovaný účet nie je do 7 dní obnovený, tieto živé údaje vymažeme alebo anonymizujeme v súlade so Zmluvou o spracúvaní osobných údajov, s výnimkou rozsahu, v akom ich ďalšie uchovanie vyžadujú právne predpisy alebo obmedzená doba trvania technických záloh.
Účtovné, fakturačné, kreditové a iné finančné záznamy uchovávame počas zákonom vyžadovaných lehôt alebo po dobu nevyhnutnú na preukazovanie, audit a ochranu právnych nárokov; osobné údaje v účte pritom v možnom rozsahu anonymizujeme.
Technické zálohy môžu uchovávať šifrované kópie údajov po obmedzenú dodatočnú dobu nevyhnutnú na obnovu a bezpečnosť systémov.
Generované DOCX exporty môžu byť uchovávané len dočasne ako technické exporty a môžu byť odstránené skôr než ostatné údaje patriace k účtu alebo posudkom.
Technické logy a dáta o chybách uchovávame po dobu nevyhnutnú na zabezpečenie bezpečnosti, diagnostiky, prevencie zneužitia a stability služby.

8. Cookies a prihlásenie

Aplikácia používa nevyhnutné cookies a session mechanizmy potrebné na prihlásenie, udržanie relácie, zabezpečenie účtu a riadne fungovanie služby. V súčasnosti nepoužívame reklamné cookies ani marketingové trackery tretích strán. Ak by sme v budúcnosti začali používať analytické alebo iné nepovinné cookies, budeme o tom používateľov vopred informovať a zabezpečíme príslušný mechanizmus voľby, ak to bude potrebné.

9. Vaše práva

Máte právo žiadať prístup k osobným údajom, ich opravu, vymazanie, obmedzenie spracúvania, prenosnosť údajov a podať námietku proti spracúvaniu, ak to príslušný právny základ umožňuje. Ak je spracúvanie založené na súhlase, máte právo súhlas kedykoľvek odvolať.

Svoje práva si môžete uplatniť prostredníctvom kontaktu uvedeného nižšie. Na žiadosť odpovieme bezodkladne, spravidla najneskôr do 30 dní; v odôvodnených prípadoch môže byť táto lehota predĺžená v súlade s GDPR.

Ak sa domnievate, že s vašimi osobnými údajmi nakladáme nezákonne, môžete podať sťažnosť na Úrad na ochranu osobných údajov Slovenskej republiky.